Sales Order adalah suatu dokumen yang dibuat secara tertulis oleh pihak penjual (perusahaan) berdasarkan order pembelian dari customer. Tujuan utama dari pembuatan sales order adalah agar bisa melakukan konfirmasi kepada pihak pembeli (customer) terkait produk barang atau jasa yang sudah dipesannya. Saat pihak pembeli (customer) telah menyepakati dokumen tersebut, lalu proses selanjutnya akan berubah menjadi delivery order atau sales invoice.
- Efisiensi waktu
Seandainya perusahaan menerima order pembelian dari customer dan mencatatnya secara manual, maka bayangkan berapa banyak waktu yang terbuang hanya untuk mencari 1 data sales order untuk satu customer. Apalagi jika perusahaan memiliki ratusan atau ribuan lembar order pembelian dari customer.
- Mengurangi Human Error
Pembuatan sales order akan sangat membantu dalam memeriksa keakuratan kesepakatan penjualan antara customer dengan perusahaan, karena sales order dibuat berdasarkan purchase order yang diberikan oleh customer, sehingga hal ini akan dapat mengurangi kesalahan pengiriman barang/jasa ataupun kesalahan pembuatan invoice.
- Akses Data
Dengan dukungan menggunakan system yang sudah terintegrasi , kita bisa mengakses informasi yang dibuutuhkan dari mana saja. Dengan cara ini, kita bisa mengambil keputusan lebih tepat dan cepat tanpa hambatan apa pun. Sama halnya dengan staf sales misalnya, kapan pun mereka membutuhkan data, mereka bisa mengaksesnya dengan menggunakan smart phone ataupun dengan gadget yang dimiliki. Customer pun akan senang karena pelayanan yang didapatkan berjalan lebih cepat.
- Inventory Tracking
Dengan menggunakan sales order, perusahaan bisa mengalokasikan persediaan bahan baku ataupun barang dagang atas pesanan dari customer tertentu. Dengan memiliki data stok, perusahaan bisa mengetahui dengan pasti tentang barang yang harus dipenuhi untuk mencegah pemesanan ulang dan agar bisa memaksimalkan proses pengadaan bahan baku ataupun barang dagang. Jadi, perusahaan bisa memonitor dan menyakinkan customer, bahwa perusahaan mampu mengirimkan produk barang atau jasa secara tepat waktu.
Dari uraian di atas, kita bisa mengambil kesimpulan betapa pentingnya dilakukannya pencatatan sales order oleh penjual/perusahaan dan untuk mengoptimalkan pencatatan ini maka sangat di perlukan software yang terintegrasi yang bisa membantu mengoptimalkan pencatatan order penjualan perusahaan. Salah satu feature yang di sediakan di web client SAP Business One adalah menu sales order. Menu ini bisa digunakan untuk mencatat order pembelian yang diterima oleh perusahaan dari customer. Dan menu sales order ini sangat powerfull dikarenakan bisa menyimpan secara detail data order pembelian yang di peroleh dari customer. Selain itu, sales order yang ada di web client SAP Business One juga bisa di akses dari berbagai tempat dengan menggunakan hak akses yang di berikan perusahaan. Adapun cara penggunaannya adalah sebagai berikut :
- Buka web browser dan masukkan ke link yang dimiliki, masukkan user dan password serta database yang akan di akses
- Klik menu Sales Order untuk membuka window sales order dan klik create untuk membuat sales order baru
- Setelah klik Create, maka akan muncul tampilan sebagai berikut. Pada sales order, terdapat 4 tampilan utama :
- General
Berisi rincian tentang data customer dan tanggal pengiriman.
|
Keterangan |
|
|
Customer |
Klik Tab atau |
|
Name |
Otomatis dari sistem (“Name” dari Customer master data) |
|
Contact Person |
Dipilih berdasarkan PIC yang telah didaftarkan pada Customer Master Data |
|
Customer Ref No |
Bersifat Optional / Dapat diisi dengan no permintaan quotation dari Customer |
|
Series / No. |
Pilih Series yang di gunakan, maka no sales akan terisi secara otomatis berdasarkan series yang di pilih |
|
Posting Date |
Diisi dengan tanggal sales order di buat |
|
Delivery Date |
Diisi dengan kapan barang/jasa harus dikirim |
|
Document Date |
Diisi dengan tanggal yang tertera pada dokumen order pembelian yang di berikan oleh customer |
|
Remarks |
Diisi dengan keterangan tambahan yang terkait atas Penjualan Tersebut [254 char] |
|
Sales Employee |
Diisi Dengan Sales yang terkait atas Penjualan Tersebut, Wajib diisi untuk perhitungan Komisi |
|
Owner |
Diisi Dengan sales atau pemilik dokumen yang terkait atas Penjualan Tersebut |
|
Remarks |
Diisi dengan keterangan tambahan yang terkait atas Penjualan Tersebut [254 char] |
untuk memilih Customer Code dari Customer Master Data
- Content
Berisi rincian item, harga, diskon dan banyaknya quantity yang pastinya akan diisi sesuai dengan order pembelian yang di terima.
|
Kolom |
Keterangan |
|
Item/Service Type |
|
|
Item No
|
Klik Tab atau untuk memilih Item Code dari Item Master Data |
|
Item Description |
Otomatis dari sistem (“Name” dari Item master data) |
|
Quantity |
Diisi dengan jumlah yang di pesan oleh customer |
|
Unit Price |
Diisi dengan harga yang di sepakati (sesuai dengan order pembelian customer) |
|
UoM Code |
Terisi Otomatis Sesuai dengan Item Master Data yang disetup, namun user masih bisa merubah |
|
UoM Name |
Terisi Otomatis Sesuai dengan UoM Codeyang dipilih |
|
Whse |
Dipilih Gudang Dimana Stock dikeluarkan. |
|
Discount |
Diisi Dengan %Disc yang diberikan untuk Customer jika ada |
|
Tax Code |
Diisi dengan PPN yang akan dikenakan |
|
Total (Doc) |
Dihitung otomatis oleh system |
|
Total Before Discount |
Otomatis dari sistem |
|
Discount |
Diisi dengan diskon global untuk item yang ada di dalam sales order |
|
Freight |
Biaya-biaya tambahan yang dibebankan kepada customer |
|
Tax |
Otomatis dari sistem sesuai dengan kode pajak yang dipilih |
|
Total |
Otomatis dari system |
- Logistic
Berisi rincian tentang di mana barang-barang atau jasa serta pembayaran harus dikirim. Metode pengiriman juga ditentukan di sini. Default alamat berdasarkan pada konfigurasi yang sudah dilakukan pada business partner master data.
Ship to : Diisi informasi alamat barang dikirim
Bill to : Diisi informasi alamat tagihan/invoice
- Accounting
Berisi informasi termin pembayaran, metode pembayaran yang akan digunakan, no NPWP dan data yang dibutuhkan lainnya.
Setelah semua data yang wajib diisi sudah di input semua, kita bisa menyimpan data Sales Order dengan cara sebagai berikut :
|
Kolom |
Keterangan |
|
Add & New |
Simpan data lalu mengkosongkan form Sales Order untuk penginputan selanjutnya |
|
Add & View |
Simpan data lalu melihat Sales Order yang barusan tersimpan |
|
Add & Close |
Simpan data lalu menutup form Sales Order |
Sales order adalah dokumen yang dibuat oleh penjual pada saat menerima order pembelian dari customer yang berisi keterangan mengenai barang atau jasa yang terjual. Tujuannya adalah agar penjual/perusahaan bisa melakukan efisiensi waktu, mengurangi human error, pelacakan persediaan dengan tepat, dll. SAP Business One sudah dilengkapi dengan feature sales order, sehingga mampu membantu Anda dalam melacak penjualan serta melihat status barang yang dikirim sampai dengan invoice yang sudah dibuat. Selain itu, software ERP SAP Business One juga menyajikan berbagai jenis laporan keuangan, laporan penjualan, laporan pembelian dll yang bisa diakses di mana saja dan kapan saja secara otomatis, cepat, tepat, dan real time. Didalamnya juga Anda bisa menikmati fitur dashboard, production, procurement, inventory, financial dan masih banyak lagi.
Artikel dibuat oleh : Mia - Visi Intech
