Kondisi bisnis di Indonesia dalam lima (5) tahun ini mengalami revolusi yang cukup signifikan selain semakin banyaknya bisnis baru berbasis Digital bermunculan yang berkembang dengan pesat serta adanya pandemic yang melanda seluruh dunia.

Tantangan bisnis pun semakin bervariatif karena market semakin kompetitif. Bisnis dipaksa untuk ber-evolusi & up to date seiring dengan perkembangan jaman.

Apa rahasia dalam menghadapi tantangan bisnis? Bagaimana UKM & pelaku Bisnis di Indonesia dapat menggunakan sistem teknologi yang digunakan oleh bisnis menengah keatas dengan budget yang terjangkau?

Selain didukung dengan kerja yang maksimal dan inovatif para pelaku usaha pun memiliki software system ERP untuk menunjang kebutuhan dan menganalisa bisnis mereka. Sehingga para pelaku bisnis dapat mengembangkan dan mengoptimalkan bisnis mereka. 

Kebutuhan utama suatu bisnis beragam sesuai dengan tipe bisnisnya, sebagai contoh: pada bisnis manufaktur plastik, kebutuhan utamanya adalah produksi, berbeda pada bisnis service kendaraan yang tidak memiliki produksi, maka kebutuhan utamanya adalah modul service. Pada dasarnya bisnis apapun membutuhkan 4 hal/modul dasar.

Modul dasar/kebutuhan utama suatu bisnis:

• Finansial & Akuntansi
• Pembelian/purchasing/procurement
• Inventory/Gudang/stok
• Sales/penjualan

Pengertian ERP

Apa itu software ERP? Secara singkat, ERP (Enterprise Resource Planning) adalah seperangkat software yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam sebuah bisnis. ERP dulu lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar (enterprise), namun sekarang juga telah populer di kalangan UKM.

Apa kegunaan software ERP bagi Bisnis Anda?

Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa begitu banyak bisnis yang mencari solusi ERP? Apa yang mereka butuhkan? Mereka tidak akan mempertimbangkan penerapan sistem ERP jika sistem ini tidak memiliki keuntungan untuk bisnis mereka.  Menurut data statistik dua (2) tahun lalu,  ada sebanyak 81 persen perusahaan dalam proses penerapan ERP atau telah berhasil mengimplementasikannya. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan mengimplementasikan perangkat lunak ERP di perusahaan Anda.

1. Mengoptimalkan Efisiensi

Sistem ERP berfungsi menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang memakan banyak waktu dan tenaga. Tugas-tugas kompleks seperti pengecekan inventaris, pembagian tugas ke karyawan, pemantauan jam kerja, penggajian, pembuatan laporan keuangan, semuanya dapat dilakukan secara otomatis.

Dengan berkurangnya pekerjaan manual, tim dapat lebih fokus pada pekerjaan mereka tanpa harus mengganggu tim lainnya. Misalnya, tim marketing dapat memantau laporan web traffic harian tanpa harus memintanya dari tim IT, atau tim akuntansi dapat membuat laporan yang terkait dengan sales tanpa harus bergantung pada manajer penjualan.

ERP juga menyediakan akses data yang cepat bagi manajer dan pemangku kepentingan di perusahaan. Decision maker dapat memantau indikator kinerja utama di seluruh perusahaan hanya melalui dasbor. Seluruh data yang dibutuhkan dapat dihasilkan secara real-time.

2. Meningkatkan Kolaborasi

Kolaborasi antar-departemen merupakan bagian yang krusial dan sering diperlukan dalam bisnis. ERP software meruntuhkan dinding-dinding pembatas antara departemen. Dengan data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP yang terpusat dan konsisten, satu departemen dapat mengakses data dari departemen yang lain. ERP SaaS atau yang berbasis Cloud dapat memperluas kolaborasi antar-tim yang ada di seluruh cabang perusahaan melalui internet.

3. Menghemat Biaya Operasional

ERP juga membantu perusahaan dalam menghemat biaya operasional. Karena sebagian besar aktivitas operasional diotomatiskan, maka berbagai gangguan, kendala, dan kerusakan dapat diantisipasi dengan baik. Seluruh pekerjaan kompleks dapat diselesaikan dengan lebih cepat sehingga ini dapat mengurangi lead time. Perusahaan juga dapat mengurangi biaya tenaga kerja, karena ERP mampu mengambil alih berbagai pekerjaan manual.

4. Meningkatkan Keamanan Data

ERP memiliki firewall dan kontrol pembatasan untuk mencegah pelanggaran data. Seluruh data disimpan dalam sistem terpusat sehingga titik akses  dapat dimonitor dengan ketat dan keamanannya pun terjaga. Admin yang bertanggung jawab mengelola data perusahaan bisa memberikan hak akses terbatas kepada karyawan. Misalnya, manajer HR dapat menyembunyikan data-data penting hanya untuk dirinya dan para pemangku kepentingan sementara memberikan hak akses kepada karyawan untuk melihat data keuangan mereka masing-masing.

Admin juga dapat dengan cepat menghentikan akses karyawan yang diberhentikan dan memberikan hak akses kepada karyawan baru. Solusi ERP juga menunjukkan aktivitas pengguna, sehingga admin dapat dengan mudah mengidentifikasi tindakan yang tidak sah atau pola aktivitas yang mencurigakan dalam sistem.

5. Membuat Prakiraan Bisnis yang Akurat

Salah satu hal yang paling krusial bagi kemajuan bisnis adalah prakiraan (forecast) yang tepat. Pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan untuk membuat prakiraan yang pada akhirnya akan memengaruhi keputusan yang mereka ambil. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi bisnis untuk mendapatkan laporan real-time, lengkap, dan konsisten. Solusi ERP bisa memfasilitasi semua itu.

Laporan dalam sistem ERP menggunakan filter dan analitik canggih yang bisa menyaring ketidakkonsistenan pada data. Sistem ini juga memastikan bahwa data yang diperoleh dihasilkan pada waktu yang sebenar-benarnya. Laporan bisnis yang akurat akan membantu pemangku kepentingan dalam menghasilkan keputusan yang terbaik bagi bisnis mereka.

Saat ini banyak sekali sistem ERP, dan bagaimana Memilih sistem ERP yang sesuai?

Menurut Informasi yang kami dapatkan ada lima (5) poin yang perlu diperhatikan dalam pemilihan sebuah sistem ERP:

 

1. Simple: system ERP yang baik akan memudahkan para penggunanya sehingga meningkatkan kinerja setiap pengguna dan sudah terhubung dengan departemen lainnya.
2. Easy to Access: dengan kondisi sekarang ini, mendorong para pelaku bisnis bertansformasi bisnis dimana system dapat dilakukan secara WFH (Work from Home) atau sudah tersedia layanan Cloud Computing
3. Robust: system ERP tersebut secara pengalaman minim error maupun bugs dan terbuki digunakan oleh banyak para pelaku bisnis.
4. Various Industries: system ERP tersebut mendukung berbagai macam industry, sehingga system ERP tersebut dapat di kembangkan pelaku bisnis ke dalam industry lainnya.
5. Enjoy: Selain empat (4) hal diatas, system ERP akan memudahkan pelaku bisnis dengan disajikan data laporan bisnis dalam bentuk dasbor sehingga pelaku Bisnis dapat Enjoy dan berfokus mengembangkan bisnis.

SAP Business One merupakan sistem komputer yang sudah digunakan lebih dari 80.000 perusahaan di dunia. SAP Business One memiliki modul komplit yang dibutuhkan oleh sebuah bisnis mulai dari UKM (Usaha Kecil Menengah) hingga perusahaan menengah. SAP Business One menghubungkan seluruh departemen perusahaan dalam satu system (terintegrasi) dan sudah memiliki module mendasar, sehingga memudahkan dalam mengontrol, merencanakan dan mengembangkan bisnis. SAP Business One sudah banyak digunakan di Indonesia (mulai dari Toko dan online store), serta sudah sesuai dengan ISO, sudah kompatibel dengan sistem keuangan dan perpajakan di Indonesia. (memiliki modul pajak yang dapat menghasilkan file e-faktur)